どうも、こんにちは！みししっぴです！
インドへの駐在前、私はレポートをほとんど書いたことがありませんでした。
それなのに駐在が始まった途端、週報、月次報告、さらに四半期報告まで、本社への報告義務がマストになりました。書き方も、まとめ方も、誰も教えてくれません。
当時はかなり悩んでいました・・・
この記事のプロンプトをコピペすれば、書き方を知らなくても週報の「下書き」を作成することが可能です。数字も、情報の整理、確認すべきポイントの洗い出しまでは手伝ってもらえます。
先に、正直なお断りをひとつ。私は駐在していた当時、週報にAIを使っていません。
そもそもAIがなかった時代に駐在していたよ。
この記事のプロンプトは、帰国後の今、当時の状況を再現して、実際にAIへ投げ、出力を直しながら検証したものです。「あの頃これがあったら」と本気で思える形になるまで作り直しました。
そしてもうひとつ。週報に時間がかかるのは、あなたのせいではありません。書いたことがない人に、散らかった一次情報の整理をひとりでやらせている構造の問題です。
やっかいな仕事はAIに任せて、自分の時間を確保しよう！
- 実務に使えるプロンプト(指示文)紹介
- AIに任せてはいけない3つのこと
- もっとAIを学びたい方はどうすべき？
ほな、いきましょう！
結論｜週報は「材料をそろえ→AIが下書き→人間が確認」の3段階でつくる
週報は全部をAIに書かせるのではなく、下書きだけを任せて、事実と数字の確認を人間がやるのがいちばん安全で、結果的にいちばん速いです。先に分担表を示します。
どんなふうに分けるか見てみよう！
| 作業 | 担当 |
|---|---|
| 材料（メモ・数字・事実）をそろえる | 人間（あなた） |
| 散らかったメモを構成に落とす | AI |
| 本社に伝わる文章にする（お手本つき） | AI |
| 数字の整理・前週比の下書き・確認事項の洗い出し | AI |
| 数字と事実の最終確認、原因の判断 | 人間（あなた） |
| 送信ボタン | 人間（あなた） |
「AIに週報を書かせる」ではなく、「下書きを作らせて、人間が責任を持って仕上げる」。これがこの記事全体の原則です。この線引きさえ守れば、AIは書き方を知らない人ほど強い味方になります。
AIを使い慣れていない方は、まず材料だけをAIに入れ込んで、”これからレポートを書くのでまとめて”と指示を出すと情報をまとめてくれます。
AIに出す指示のことを”プロンプト”と呼びます！
なぜ週報・本社報告はこんなに消耗するのか
週報が精神的に重いのは、あれは「記録」ではなく「現地情報を日本へ翻訳する仕事」だからです。そして多くの人は、その翻訳のやり方を教わらないまま赴任します。
報告材料はメール、会議の議事録、現場情報、新規制など散らばっています。それをかき集めて、現地を知らない本社に伝わる形へ組み替える。さらに成果が出なかったときほど、1行の言い回しに悩む「作文コンテスト」が始まります。それが、いちばん疲れた時間にやってくる。
言い回しに関しては、上役も読むので苦労したな。。。
この消耗が積み重なった先の話は「帰りたい」と思った瞬間7選に書いたとおりです。だからこそ、報告作業そのものを分担できるAIの価値が大きいと考えています。
入力前に必ず確認｜会社の情報をそのままAIに貼らない
プロンプトを試す前に、勤務先のAI利用規程を必ず確認してください。これだけは先にお伝えしておきます。
会社のメール・チャット・会議メモを、そのまま外部のAIサービスへ入力しないでください。会社名、顧客名、個人名、価格、契約条件などは、必要に応じて仮名（A社・Bさん）や概数へ置き換えます。置き換えても、構成と文章をつくってもらう価値はまったく落ちません。詳しい線引きは記事後半の「AIに任せてはいけない3つ」で説明します。
まず1本｜散らかったメモを週報にする基本プロンプト
今週の週報を今、出したいだけなら、使うのはこの1本のプロンプトで足ります。この記事のプロンプトは全部で6例ありますが、6本すべてを使う必要はまったくありません。
まずは情報の整理からいこう！
① 散らかったメモを週報に変える（基本テンプレート）
こんな時に使う：一週間ぶんのメモは手元にあるが、どこから書き始めればいいか分からないとき。
入力する情報：箇条書きのメモ（順番も文体もバラバラでOK。固有名詞は置き換え済みのもの）。
【役割】
あなたは、海外拠点から日本本社へ提出する週報の編集補助者です。
【読み手】
現地の事情を詳しく知らない、日本本社の上司と関係部門です。
【目的】
状況・変化・問題・次の対応が短時間で理解できる「下書き」を作ってください。
【使用する情報】
以下に貼った内容だけを使ってください。
【禁止事項】
・書かれていない事実を追加しない
・原因を断定しない
・不明な点を推測で埋めない
・過度に前向き、または悲観的な表現に変えない
・情報だけでは判断できない点は「要確認」と明記する
【出力形式】
1. 今週の要点
2. 実績と変化
3. 問題・リスク
4. 対応状況
5. 来週の予定
6. 確認が必要な情報
【文体】
簡潔なビジネス文。1文を短く、結論を先に書く。
【今週のメモ】
（ここに、そのまま貼る）長く見えますが、貼るのは最初の1回だけです。以降のプロンプトは、この基本テンプレートに数行を足すだけで使えます。
実際に貼ったメモと、返ってきた下書き
ここが、この記事でいちばんお見せしたい部分です。当時のメモを匿名化して再現し、実際にAIへ貼ってみました。まず、貼ったメモがこれです。
・月 A社向けライン止まった 部品来てない 現地SVと話した
・火 出荷98（先週120） 検品NG3件 原因まだ分からない
・水 本社から来月の見通し聞かれた 未回答のまま
・木 新人OJT開始 通訳同席
・金 A社の部品、来週火曜入る見込みと連絡 まだ確定ではない
・稼働率 今週76%／先週82%
・来週 月曜 客先訪問、水曜 月次会議
Chat GPTから返ってきた下書きが、これです。
1, 今週の要点
・A社向けラインは部品未着により停止した。
・出荷数は先週より減少した。
・稼働率は先週82%から今週76%へ低下した。
・新人OJTを開始した。
2, 実績と変化
・月曜日、A社向けラインが部品未着により停止した。現地SVと状況を確認した。
・火曜日の出荷数は98件で、先週の120件から減少した。
・検品NGが3件発生した。原因は要確認。
・水曜日、本社から来月の見通しについて問い合わせを受けたが、未回答。
・木曜日、新人OJTを開始した。通訳が同席した。
・金曜日、A社向け部品は来週火曜日に入荷見込みとの連絡を受けた。ただし、確定ではない。
3, 問題・リスク
・A社向け部品の未着によりライン停止が発生した。
・部品の入荷予定は未確定であり、影響継続の可能性がある。
・検品NGが3件発生した。原因は要確認。
・本社から依頼された来月の見通しについて未回答となっている。
4, 対応状況
・ライン停止について現地SVと状況を確認した。
・新人OJTを開始し、通訳同席で教育を進めた。
・A社向け部品は来週火曜日入荷見込みとの連絡を受領した。
5, 来週の予定
・月曜日：客先訪問。
・火曜日：A社向け部品の入荷予定（未確定）。
・水曜日：月次会議。
6, 確認が必要な情報
・検品NG3件の原因。
・A社向け部品の入荷日時の確定状況。
・本社への来月見通しの回答内容。事実だけを淡々と書き出してくれました。これをまず自分で間違いがないか確認をして、問題なければ、レポートを作成てと伝えればこんな感じでまとめてくれます。
日本本社向け報告書
概況今週は、A社向けラインが部品未着により停止しました。
現地SVと状況を確認し、部品は来週火曜日に入荷見込みとの連絡を受けていますが、現時点では未確定です。
生産面では、出荷数は98件（先週120件）、稼働率は76％（先週82％）となり、いずれも前週を下回りました。
品質面では検品NGが3件発生しており、原因は現在確認中です。
また、人材育成として新人OJTを開始し、通訳同席のもと教育を実施しました。
現状と対応A社向け部品未着によりライン停止。現地SVと状況を確認済み。部品は来週火曜日に入荷見込み。ただし、確定ではありません。検品NG3件については原因を調査中です。
本社から依頼のあった来月の見通しについては、回答を準備しています。
来週の予定来週は月曜日に客先訪問、水曜日に月次会議を予定しています。また、A社向け部品の入荷状況を確認し、生産への影響を継続して確認するとともに、検品NGの原因究明と本社への来月見通しの回答を進めます。
ここからは自分がよく使う表現だったり、上司の好みの表現に直していくだけです。
直すのに使ったのは数分です。ゼロから書き始める時間と、この確認作業の時間は、まったく別物でした。
目的別｜コピペで使えるプロンプト（全6例）
残り5例は、必要になったときだけ開けば十分です。いずれも、先ほどの基本テンプレートに続けて貼るか、末尾の指示だけを差し替えて使います。
② 数字を「傾向の下書き」と「確認事項」に整理する
こんな時に使う：数字は集まっているが、前週比や傾向のコメントを毎週ゼロから考えているとき。
入力する情報：今週と先週の数字（項目名と数値だけでOK）。
以下の数字を、週報に載せる実績サマリーに整理してください。
【条件】
・与えた情報だけを使ってください
・前週比と傾向（増加／横ばい／減少）を、事実として記載してください
・計算過程を示してください
・変化が大きい項目は、確認すべき要因の「候補」を2つまで挙げてください
ただし、これは仮説です。原因として断定しないでください
・情報だけでは判断できない点は「要確認」と明記してください
・事実と推測を分けて書いてください
・表＋箇条書き3行以内で
【今週の数字】
（そのまま貼る）
【先週の数字】
（あれば貼る。なければ「なし」と書く）返ってくるのは、こういう形です。
【実績サマリー】
項目 今週 前週 前週比
出荷数 98件 120件 −22件（−18.3%）
稼働率 76% 82% −6ポイント
不良件数 3件 1件 +2件
計算：98−120=−22 ／ −22÷120=−18.3% ／ 76−82=−6ポイント
【傾向】
・出荷数、稼働率がともに減少しています。
・不良件数は増加しています。
【確認すべき要因の候補（仮説・未確認）】
・ライン停止期間と稼働率低下の関係（要確認）
・不良件数の増加と出荷数の減少の関係（要確認）ここで大事なのは、「要因の候補」を原因として書き写さないことです。AIは与えられた数字の外側にある理由を、もっともらしく補ってしまうことがあります。候補はあくまで「来週までに確認する項目リスト」として使うのが安全です。
毎月の数字をAIに覚えさせて、必要時にAIが数字を出してくれます！
③ 遅延・トラブルを、隠さず冷静に報告する
こんな時に使う：悪い報告を書かなければならず、書き出しで手が止まっているとき。
入力する情報：起きた事実、分かっている影響、対応済みのこと（分からないことは「不明」と書く）。
ここで目指すのは「炎上させない書き方」ではありません。悪い情報を隠さず、事実・影響・原因の確認状況・対策を分けて報告することです。小さく見せたり、責任を人に寄せたりする文章は、次の週にもっと大きな問題として返ってきます。
以下のトラブルについて、日本本社への報告文を作成してください。
【条件】
・問題を軽く見せたり、責任を別の人へ転嫁したりしないでください
・事実、推測、未確認事項を分けてください
・原因が確認できていない場合は断定しないでください
・感情的な形容詞を使わないでください
・本社側に判断や支援を求める必要があれば、最後に明記してください
【出力形式】
1. 発生した事実
2. 現時点で確認できている影響
3. 確認済みの原因
4. 未確認事項
5. 実施済みの対応
6. 今後の対応と期限
7. 本社へ判断を求める事項
【起きたこと】
（事実をそのまま書く。原因が不明ならそう書く）この7項目に沿って一度書き出してみると、「自分が何を確認できていないか」がはっきりします。実際、報告が怖いときの多くは、書き方ではなく「未確認のまま出すのが怖い」だけだったりします。
項目4「未確認事項」と項目7「判断を求める事項」を堂々と書けるようになると、報告はかなり楽になります。
トラブルの報告書は書くのにかなり時間がかかったな・・・
④ 英語の報告を日本語で要約する
用途：現地スタッフの英語レポートや現地ニュースを、本社向けに短くまとめたいとき。
以下の英文を、日本のビジネスパーソン向けに3行で要約してください。
現地のビジネス文脈を知らない読者を想定し、必要な背景も補足してください。
原文にない情報は追加せず、推測が必要な箇所は「原文からは不明」と記載してください。
（英文をそのまま貼る）注意点：要約は情報を削る作業です。削られた中に判断材料が含まれていないか、原文にもざっと目を通してから使ってください。
英語から翻訳も一緒にしてくれるので、Google翻訳の出番はなくなる！
⑤ 役員向けに1ページへ圧縮する
用途：書き上げた週報を、そのまま上位者向けの短い版にしたいとき。
以下のレポートを、役員向けに1ページ以内のサマリーへ変換してください。
数字と結論に絞り、細かい経緯は省いてください。
元のレポートにない情報は追加しないでください。
省略した結果、誤解を招きそうな点があれば最後に指摘してください。注意点：圧縮すると、条件付きの表現（「見込み」「一部」など）が落ちやすくなります。ここは必ず読み直してください。
上層部へのレポートは余計に気を使ったな・・・
もしすでに自分で書き上げているのであれば、文章の誤字脱字がないか、文章の表現が合っているかをAIに推敲してもらいましょう。
⑥ メール・チャットに散らばった情報を項目別に整理する
用途：週報を書く前段階として、材料が多すぎて全体像がつかめないとき。
以下は今週のやり取りの抜粋です（固有名詞は置き換え済み）。
案件ごとにグループ分けし、「決まったこと」「保留になっていること」「私が対応すべきこと」の
3分類で箇条書きにしてください。重複は1つにまとめてください。
どの分類か判断できないものは「判断できないもの」として別に残してください。
（順番を気にせず貼る）注意点：ここでの出力は自分用の整理メモです。そのまま週報に貼らず、①の基本プロンプトに通してから使ってください。
携帯のスクショを撮って、AIに読み込ませるのもあり！
AIに任せてはいけない3つと、提出前チェック表
下書きはAI、最終責任は人間。この線引きを外したら、事故になる可能性が高まります。
任せてはいけないのは次の3つ!
- 数字の最終確認：
AIは計算や転記をたまに間違えます。元データと突き合わせるのは、必ず人の仕事です。 - 原因と事実関係の断定：
AIは文章を整えるのが得意なぶん、曖昧な情報も断定調にしがちです。
「確認中」が「完了」に、「一因の可能性」が「原因」に変わっていないかを見てください。 - 機密情報・人事評価・個人情報：
社名・取引条件・価格はもちろん、部下や現地スタッフの評価、健康状態、トラブル歴を安易に入力しないでください。これは会社のリスクであると同時に、その人の生活に関わる情報です。
そのうえで、提出前に次の表を上から見ていけば十分です。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 数字が元データと一致しているか | 合計・前週比・単位 |
| 原因が断定されていないか | 「〜により」「〜が原因で」を検索 |
| 見込みが確定に変わっていないか | 「します」「予定です」の言い切り |
| 未確認事項が残っているか | 「要確認」が消されていないか |
| 固有名詞を戻したか | A社・Bさんのままになっていないか |
| 自分が説明できる内容か | 上司に口頭で聞かれて答えられるか |
最後の1行がいちばん大事です。提出した週報の内容は、AIではなく、あなたが説明することになります。
AIで作成して内容を把握していなかったら大変なことに！
体系的にAI活用を学びたい人へ
この記事のプロンプトで足りるなら、それで十分です。追加で学ぶ必要はありません。
ただ、「週報だけでなく、資料作成や英語メールまで仕事全体でAIを使いたい」「独学だと続かない」という人には、体系的に学ぶ選択肢もあります。私が実際にDMM生成AI CAMPの無料セミナーへ参加して確認してきた中身は、セミナー体験レビュー（勧誘なし？海外から受講できる？）に正直に書きました。合う・合わないの判断材料にしてください。
よくある質問(Q & A)
ここからはよくある質問に答えていきます！
Q. 無料のAIでもできる？
できます！この記事のプロンプト6例は、ChatGPT・Claude・Geminiの無料プランで動く前提で作っています。毎日大量に使うようになってから、有料版を検討すれば十分です。
私は始めは無料版から始めたよ！
Q. 会社の情報を入れて大丈夫？
まず勤務先のAI利用規程を確認してください。判断がつかないうちは、固有名詞・金額を置き換えて使うのが無難です。置き換えても、構成と文章をつくってもらう価値は変わりません。
A社やB社などぼやかして使う方が無難です！
Q. AIが書いた週報だと、会社に分かってしまいませんか？
この記事のやり方であれば、出てくるのは「あなたが集めた事実を、あなたが確認して直した文章」です。中身の事実も、数字も、最終判断もあなたのものです。気になる場合は、いつも使っている言い回しに2〜3箇所だけ直すと自然になります。なお、社内で生成AIの利用ルールが定められている場合は、そちらに従ってください。
正直、バレるリスクより業務効率化の方が優先です！
Q. 英語のweekly reportも書ける？
書けます。プロンプト①の末尾に「その後、同じ内容を英語のweekly reportにも変換してください」と1行足すだけです。日本語版と英語版を同時に出せるのは、駐在員には特にありがたいところです。
英語が苦手でも大丈夫！
Q. どのAIを使えばいい？
この用途なら、正直どれでも大丈夫です。まず今アカウントを持っているもので試してください。ツール選びで迷う時間が、いちばんもったいないです。
個人的には、ChatGPT・Claudeがおすすめになります！
まとめ｜書き方を知らない人ほど、AIと相性がいい
レポートを書いたことがないまま駐在した私だからこそ言えますが、AIは「書ける人の時短ツール」である以上に、「書き方を知らない人の下書き係」です。
- 材料をそろえるのは人間、下書きはAI、最終確認は人間
- まずは基本プロンプト1本だけでいい（6例すべて使う必要はない）
- 数字と原因の断定だけは、絶対に自分の目で確認する
- 平日1日3行のメモとセットにすると、金曜がはっきり軽くなる
週報が書けないのは、あなたの能力の問題ではありません。教わっていないことを、いちばん疲れた時間に、ひとりでやらされているだけです。体系的に学びたい人向けの選択肢も含めて、使えるものは全部使ってください。
あなたの駐在が、深夜の週報ではなく「行って良かった」の記憶で埋まりますように!
ほな、また！
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